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10 avril 2007
Loïc Dayot

Quel format utiliser pour l’envoi de pièces jointes à des courriels

Ou comment être lisible et respectueux par courriel.

À force de déconseiller à mes correspondants d’envoyer des fichiers dans des formats propriétaires et surtout fermés, voila que je me dois de conseiller des alternatives moins nocives.

On ne se rend pas toujours compte des conséquences de l’envoi d’un fichier associé à un courriel.

La première question à se poser est « puis-je me passer de ma pièce jointe ». Quand il s’agit d’un texte, pourquoi ne pas copier le texte et le coller dans le message. La majorité des pièces jointes ne sont pas indispensables.

Les formats de fichiers à éviter sont ceux qui supposent que le destinataire dispose des mêmes logiciels que vous, d’autant plus quand ces logiciels sont propriétaires (par opposition aux logiciels libres).

Les formats à éviter sont les suivants : doc, xls, pps, ppt. Ils ne sont à la fois propriétaires et fermés.

Un format propriétaire est un format dont les spécifications sont contrôlés par une entité privée. A l’opposé d’un format ouvert, standardisé par une organisation internationale.

Par opposition au format ouvert, le format fermé désigne un format de données qui n’a pas de libre utilisation. Son auteur essaie, soit par la non-divulgation de son mode de représentation, soit par des entraves légales, d’en restreindre l’utilisation.

Voici quelques questions à se poser sur le format de fichier à choisir.
- le document est-il mis en page ?
- la mise ne page doit-elle être scrupuleusement respectée ?
- mes destinataires doivent-ils pouvoir modifier le document ?

Pour les textes.

- À éviter : .doc !

- Pour du texte brut :

  • copier-coller le texte dans le corps du message ou
  • joindre un fichier au format .txt : le format txt ne garanti pas la conservation des accents et autres caractères spéciaux

- Pour un texte mis en page dans un traitement de texte :

  • .html : le format html conserve les grandes lignes de la mise ne page, est très facilement lisible,
  • .rtf : le format rtf est propriétaire mais presque ouvert, la mise ne page est respectée à 90% ou
  • .odt : le format odt est libre et ouvert, mais nécessite l’utilisation d’un logiciel libre tel que OpenOffice.org.

- Pour un texte mis en page et destiné à l’impression fidèle :

  • .pdf : le format pdf est propriétaire mais ouvert, le contenu n’est pas modifiable mais la mise en page est fidèle
  • .odt : le format odt est libre et ouvert, mais nécessite l’utilisation d’un logiciel libre tel que OpenOffice.org

Pour les tableaux de calculs

- À éviter : .xls

- Pour transmettre les textes et nombres sans mise en forme :

  • cvs
  • dif

- Pour garder en plus la mise en page :

  • pdf : non modifiable mais la présentation est fidèle
  • odc : modifiable mais nécessite l’utilisation d’un logiciel libre tel que OpenOffice.org

Pour les présentations

- À éviter : .ppt, pps.

Mais de toute façon, il faut éviter de transmettre des présentations par courriel. Elles sont en général extrêmement volumineuses. Le courriel n’est pas fait pour ça. Si vous voulez transmettre des éléments de présentation, faites-en des pages html ou un document multi-pages en pdf.

P.-S.

Quelques références :
- Finissons-en avec les pièces jointes Word ! par Richard M. Stallman, janvier 2002
- Développer l’utilisation des standards ouverts et des logiciels libres ! Motion adoptée par les Verts en 2006.
- Petite définition des standards ouverts
- OpenOffice.org pourquoi acheter cher une suite logicielles libre et de très grande qualité ?

Commentaires

3 Messages

  • G. Labonté 27 octobre 2011
    19:55

    Bonjour Monsieur,
    Pouvez-vous me dire si toutes les informations ci-dessus, concernant les formats à utiliser dans l’envoi d’un courriel avec pièce jointe, sont encore à jour ? Si non, lesquelles ne le sont pas ?

    Surtout les fichiers .doc, pdf, rtf.
    Il n’est pas question, par exemple, du logiciel Nuances qui permet de créer, modifier, etc., le format pdf, et de l’expédier.

    Je possède la suite MS Office 2010.

    Si vous avez le goût et le temps, je serais content de recevoir de vos nouvelles.
    Merci.

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